Skipun endurskoðunarnefndar
Endurskoðunarnefndin starfar samkvæmt grein 6.5 í samþykktum sjóðsins þar sem kveðið er á um að stjórn skal á fyrsta fundi sínum eftir ársfund skipa þriggja manna endurskoðunarnefnd til eins árs í samræmi við 108. gr. a laga nr. 3/2006 um ársreikninga. Birta skal skipan endurskoðunarnefndar á heimasíðu Almenna lífeyrissjóðsins.
Nefndarskipan
Nefndarmenn skulu vera óháðir endurskoðanda eða endurskoðendum lífeyrissjóðsins og meirihluti nefndarmanna skal jafnframt vera óháður lífeyrissjóðnum. Framkvæmdastjóri lífeyrissjóðsins skal ekki eiga sæti í nefndinni. Nefndarmenn skulu hafa þekkingu og reynslu í samræmi við störf nefndarinnar og skal að minnsta kosti einn nefndarmanna hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila eða endurskoðunar. Nefndarmenn eru bundnir trúnaði um málefni sjóðsins, starfsmanna, sjóðfélaga, lífeyrisþega og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn. Áhættustóri Almenna lífeyrissjóðsins er ritari nefndarinnar.
Hlutverk og tilgangur endurskoðunarnefndar
Endurskoðunarnefndin leitast við að tryggja áreiðanleika ársreikninga og annarra fjármálaupplýsinga ásamt óhæði endurskoðenda sjóðsins.
Endurskoðunarnefndin skal meðal annars hafa eftirfarandi hlutverk án tillits til ábyrgðar stjórnar Almenna lífeyrissjóðsins, stjórnenda sjóðsins eða annarra:
- Eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila.
- Eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits sjóðsins, innri endurskoðun og áhættustýringu.
- Eftirlit með endurskoðun ársreiknings.
- Mat á óhæði endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtækis og eftirlit með öðrum störfum endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtækis.
- Setja fram tillögu til stjórnar um val á endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki.
Fundir
Nefndin heldur a.m.k. 4 fundi á ári. Ritari nefndarinnar sér um að fundir séu boðaðir í umboði formanns. Ritari nefndarinnar sér um að fundir séu færðir til bókar og þeir settir inná lokaðan innri vef sem nefndarmenn hafa aðgang að. Á næsta fundi er fundargerð borin upp til samþykktar.
Í upphafi hvers starfsárs gerir nefndin áætlun um nefndarfundi ársins, fundi með endurskoðendum, stjórn og fundi með starfsmönnum sjóðsins. Jafnframt gerir nefndin áætlun um fundarefni.
Samskipti við stjórn
Endurskoðunarnefndin skilar a.m.k. árlega verkefnaáætlun og skýrslu um störf nefndarinnar til stjórnar sjóðsins. Í skýrslum til stjórnar skal koma fram samskipti nefndarinnar við stjórn, endurskoðendur og starfsmenn. Þá skal koma fram mat nefndarinnar á vinnuferli við gerð reikningsskila, virkni innra eftirlits, mat á innri endurskoðun og áhættustýringu. Einnig skal koma fram mat á óhæði endurskoðanda / endurskoðandafyrirtækis ásamt mati á endurskoðun ársreiknings.
Samskipti við ytri og innri endurskoðendur
Endurskoðendur eða endurskoðunarfyrirtæki skulu gera árlega endurskoðunaráætlanir sem skilað er til nefndarinnar. Þá skulu endurskoðendur, minnst einu sinni á ári, gera skriflega grein fyrir störfum sínum og óhæði til nefndarinnar. Mikilvæg atriði sem fram koma við endurskoðunina skal skýra nefndinni frá eins fljótt og auðið er.
Samskipti við starfsmenn sjóðsins
Nefndin hefur heimild til að kalla til starfsmenn sjóðsins til að fá upplýsingar um verklag og verkferla eða aðrar upplýsingar sem nefndin telur nauðsynlegt að fá vegna starfa sinna.
Framkvæmdastjóri skal fara yfir og skýra starfsemi sjóðsins á reglulegum fundum nefndarinnar. Framkvæmdastjóri og ritari endurskoðunarnefndar skulu vera nefndinni til aðstoðar eftir því sem hún óskar eftir.
Birting reglna
Starfsreglur þessar skulu birtar á heimasíðu Almenna lífeyrissjóðsins.
Gildistaka, samþykki og breytingar á starfsreglum
Samþykkt af endurskoðunarnefnd 24. janúar 2018.
Til breytinga á starfsreglunum þarf samþykki meirihluta stjórnar Almenna lífeyrissjóðsins. Framangreindar starfsreglur lagðar fyrir stjórn Almenna lífeyrissjóðsins til samþykktar 24. janúar 2018. Smelltu hér til að skoða undirritað skjal.